Деловое письмо на английском — оформления, виды корреспонденции и образец письма

Английский язык – это открытая дверь не только в мир путешествий, но и в сферу бизнеса. Международное сотрудничество связывает компании из разных стран, а официально принятый язык общения между партнерами, как правило, английский. Этикет бизнес общения предполагает частое использование бумажной корреспонденции, и сегодня мы рассмотрим тему о том, как правильно написать деловое письмо на английском для различных ситуаций.

Готовите ли вы заказ на продукцию, описываете собственное предложение, жалуетесь на плохое качество услуг, просите об отсрочке платежа, пишите письмо о приеме на работу или напоминание о сроках поставки– все необходимые речевые клише и образец составления таких бумаг вы найдете в данной статье.

Разновидности деловой корреспонденции

Хотя виды писем практически не влияют на формат их написания, информация о распространенных жанрах не станет лишней. К числу наиболее популярных типов международной деловой корреспонденции относятся:

  • Commercial Offer – предложение о сотрудничестве;
  • Letter of confirmation – письмо-подтверждение договоренности на английском, а также бумага, удостоверяющая получение запрошенных документов;
  • Refusal letter – вежливый отказ на полученное предложение;
  • Enquiry letterписьмо-просьба, запрос на английском о получении подробной информации или заказ выписок и документов;
  • Reply Quotation – ответ на запрос;
  • Application – заявление соискателя на доступную вакансию, резюме;
  • Acceptance – подтверждение о поступлении в ВУЗ, приёме на работу, принятии предложения;
  • Apology letters – извинительные письма, призванные искупить нанесенный ущерб или причиненные неудобства;
  • Congratulation letters – поздравления на праздники.

Еще можно выделить благодарственные послания, жалобы, просьбы, уведомления, извещения и письмо-напоминание. Отдельного внимания заслуживают спонсорское и гарантийное письмо на английском: эти бумаги являются официальными документами.

Общие принципы составления английских писем для бизнеса

Структура и стиль официального письма подчиняются строгим условиям, которые диктует формальное общение между партнерами. Деловая корреспонденция – это лицо фирмы, поэтому при составлении бумаг нужно учитывать все стандарты и нюансы.

Графическое оформление

Написание любого делового письма на английском языке производится без отступлений и красных строк. Весь текст выстроен строго по левой стороне листа, а каждая новая строка начинается вровень с предыдущими.

Для улучшения восприятия информации, графически текст должен быть поделен на небольшие, желательно равные по размеру блоки. Также для удобочитаемости не рекомендуется изменять стандартную ширину полей: при больших объемах текста лучше добавить лишнюю страницу, чем мельчить.

Основная информация письма размещается по центру. Даже если у вас небольшое послание, например, напоминание, отказ от предложения или заказ на поставку одной партии товара, не нужно размещать строки вверху страницы. Гораздо опрятнее будет выглядеть текст, расположенный по центру листа.

Стилистические тонкости

Деловые письма не терпят сокращений и панибратства, которыми так славится разговорный английский язык. Поэтому при написании текста недопустимо использование you’re вместо you are, we’ll вместо we will, а тем более молодежного сленга и буквенно-цифровых сокращений.

Также стоит отметить такой момент. Если у вас с бизнес партнером налажены неформальные приятельские отношения, то не стоит перегружать письма излишним официозом, это будет смотреться не очень красиво. В то же время, не стоит переходить и на явный сленг: в деловом общении всегда следует придерживаться золотой середины.

Структура послания

Оформление официальных бумаг тоже строго регламентировано. Структура делового письма на английском языке стандартна для любого формата корреспонденции, и, фактически именно она диктует, как писать бизнес письма на английском. Итак, правила таковы.

  1. Начинается запись с указания реквизитов отправителя, размещаемых в левом верхнем углу.

Первым указывается имя пишущего или название компании, а затем в определенном порядке записывается адрес: номер дома, название улицы, город, индекс, страна. Далее отступается пару строк и в том же формате пишется информация о получателе и дата послания.

Обратите внимание, что в шапке никогда не используются пунктуационные знаки.

  1. Каждое деловое письмо на английском языке не обходится без приветственной фразы. Ее формат зависит от степени знакомства с собеседником. Для официальной корреспонденции характерно использование «Mr/Mrs/Miss/Ms + Фамилия/должность», если данные собеседника известны, и «Dear Sir or Madam» при массовой рассылке неизвестным адресатам.
  2. Далее в 2-3 абзацах раскрывается основная тема послания.

Здесь напишите причины, побудившие к составлению письма, и укажите ожидаемые от собеседника действия. Например, если вы составляете письмо, выражающее извинение на английском языке, то после извинительной части расскажите про какие-либо бонусы, сглаживающие недоразумение, и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество.

  1. По этикету официальное письмо оканчивается стандартной заключительной фразой. Чаще всего используются выражения «Yours faithfully» (при переписке с незнакомым лицом) и «Yours sincerely» (собеседники знают друг друга). После вежливой формы ставится подпись отправителя, а также указываются его имя и должность.

Стоит отметить, что послание может содержать вложения и дополнения. Об их наличии информирует сокращение Enc. (от англ. Enclosure), которое можно встретить в концовке письма.

Итак, со структурой деловых писем на английском и их видами мы ознакомились, теперь пора овладеть речевыми штампами, которые помогут быстро составить текст на любую тему.

Деловое письмо на английском – стандартные фразы и обороты

Официальные бумаги отличаются тем, что при их составлении используют множество канцеляризмов. Достаточно выучить пару десятков устойчивых фраз, и можно легко комбинировать готовые бланки и шаблоны бизнес писем различной тематики, даже не имея внушительного опыта и образования переводчиков. Рассмотрим примеры выражений, характерных для письменной деловой беседы на английском.

Приветствие

Как уже отмечалось, деловое письмо, написанное на английском, начинается с формального приветствия.

Помимо уже отмеченных фраз, также используется форма «Dear Mr./Miss/Mrs. + фамилия адресата». При обращении к широкому кругу лиц часто употребляют фразу «Dear Sirs» — Уважаемые господа.

В полуофициальной переписке допустимо обращение только с указанием должности. Например, письмо к редактору газеты может начинаться со слов «Dear Editor, …» (Уважаемый редактор). Соответственно, такую же форму будет содержать и ответ на полученное письмо, например, «Dear Reader, …» (Уважаемый читатель). Этот способ можно использовать в случаях, когда имя адресата достоверно неизвестно.

Вступление

При ответной переписке перед главной информационной составляющей идет небольшое вступление. Оно занимает порядка 2-3 строк и используется для следующих целей:

  • подтвердить получение письма;
  • поблагодарить за предоставленные сведения;
  • извиниться за задержку с ответом;
  • напомнить о предыдущих письмах;
  • сослаться на источник, послуживший причиной послания.

Составить вступительную часть и перевести ее на английский помогут представленные в таблице выражения.

Вступление английского делового письма
Фраза Перевод
With reference to your advertisement in… Относительно вашего объявления/рекламы в…
We would like to thank you for enquiring about… Мы бы хотели выразить свою благодарность за проявленный вами интерес к…
Thank you for enquiring… Спасибо за заинтересованность в…
Thank you for your letter/e-mail of (date)… Благодарим за ваше письмо от (дата)…
Further to your last letter… В ответ на ваше крайнее письмо…
Regarding your advertisement in… Касательно вашей рекламы, размещенной в…
We would like to thank you for your letter of… Хотим поблагодарить за ваше письмо от…
Thank you for bringing the matter to our attention. Спасибо, что обратили наше внимание на данную проблему.
We acknowledge receipt of your letter of (date)… Подтверждаем получение вашего письма от…
We hasten to inform you that… Спешим проинформировать вас о том, что…
May we remind you that… Могли бы мы сообщить вам, что…

Основная часть

Здесь в 2-3 абзацах выражаются причины, побудившие к посланию, и желаемые действия собеседника. Соответственно, набор речевых клише зависит от тематики беседы.

Например, если вы делаете письмо-приглашение к сотрудничеству на английском языке, то уместно будет вкратце описать предложение и подробно рассказать о преимуществах партнерства. Красиво выразиться помогут следующие фразы:

  • we would appreciate it if you would… (мы были бы признательны вам, если);
  • our company would be pleased to … (наша фирма сочтет за честь);
  • to establish a strong business connection (наладить прочные бизнес связи);
  • we very much hope that you will come to a positive decision on… (мы надеемся, что вы примите положительное решение относительно);
  • we would be pleased to do business with your company (мы были бы счастливы стать бизнес партнером вашей компании).

Пригласительное письмо должно быть в меру кратким, но убедительным. Постарайтесь уместить в нем описание собственной фирмы, нюансы предложения и доводы о выгодном сотрудничестве.

Официальные запросы информации (заказ товаров, отмена заявок, напоминание о взятых обязательствах, жалоба на качество услуг или недостатки устройства и т.п.) еще более лаконичны. Здесь сразу указываются главные причины, а затем кратко выражается надежда на успешный и скорый ответ.

Фраза Перевод
We would like you to send us… Не могли бы вы выслать нам…
We ask you for some additional information… Мы просим предоставить дополнительную информацию…
We have studied your catalogue and have chosen… Мы изучили каталог вашей компании и выбрали…
We are interested in… Мы интересуемся…
We enclosed our order №…for… Прилагаем наш заказ №… на…
We would like to point out that… Мы хотели бы обратить внимание на…
In view of the urgency we ask you to… В связи с ограниченными временными сроками мы просим вас…
Please take notice that… Просим взять во внимание, что…
We regret to inform you that… С сожалением сообщаем вам, что…
Please advise us when the goods are ready for shipment… Просим сообщить срок, когда товары будут готовы к поставке…

Составление официальных документов, например, спонсорского письма на английском потребует таких фраз, как:

  • This letter is to verify that I (We)… – Это письмо подтверждает, что я (мы);
  • I hereby undertake that I will be responsible… – Настоящим обязуюсь нести полную личную ответственность за;
  • According to – в соответствии с;
  • In case – в случае;
  • I have no difficulty in… – Я не испытываю никаких трудностей с;
  • I take over the liability regarding… — Я беру на себя все обязательства в отношении.

Эти же выражения, помимо официального оформления обязательств спонсора, помогут составить и гарантийное деловое письмо на английском.

Но деловые письма это далеко не только рассылка предложений, заказ продукции, отказ от сотрудничества, договор или напоминание об обязательствах. Хорошим тоном считается поздравить партнера на праздник или пригласить на вечеринку. Представленные ниже фразы помогут составить деловые поздравительные послания на день рождения и любое другое торжество, а также пригласить партнера на собственный юбилей или дату празднования дня основания бизнеса.

Фраза Перевод
Best wishes for the holidays! Наилучших праздничных пожеланий!
With warm and friendly wishes for… С теплыми и дружескими пожеланиями в день…
holiday season праздничные выходные
Have a festive holiday season! Веселых праздников!
We congratulate you with… Поздравляем вас с…
Please, accept our hearty congratulations on… Пожалуйста, примите наши сердечные поздравления с оказии…
May all your dreams come true! Пусть все мечты превращаются в реальность!
We would be very pleased if you could visit our… Мы были бы рады, если вы смогли посетить наш…
Please, come to… Просим посетить (название мероприятия)…
We have pleasure in accepting… Мы с удовольствием принимаем приглашение…

Только следует учесть, что поздравления – это лишь правило хорошего тона, а не повод для продвижения своих бизнес интересов. Поэтому крайне не рекомендуется в письмах-поздравлениях упоминать рабочие моменты.

Заключение

Почти все деловые бумаги, за исключением гарантийного и спонсорского письма, завершаются благодарностью за оказанное внимание и надеждой на дальнейшее сотрудничество. Этот абзац состоит всего из 1-2 предложений, которые можно составить с помощью представленных в таблице речевых стандартов.

Фраза Перевод
We look forward to welcoming you as our customer. Мы надеемся, что вы войдете в число наших клиентов.
Thank you for responding to our offer. Спасибо за проявленный интерес к нашему предложению.
We look forward to hearing from you soon. С нетерпением ждем вашего ответа.
Thank you for your attention. Спасибо за ваше внимание.
We value your custom highly. Мы очень ценим сотрудничество с вами.

И после завершающего абзаца не забывайте добавить вежливую форму прощания. Помимо стандартных Yours faithfully и Yours sincerely, часто используют следующие выражения:

  • Kind regards – С уважением;
  • Respectfully yours – Уважающий Вас;
  • With best wishes – С наилучшими пожеланиями;
  • With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество;
  • With sincere appreciation – С искренней признательностью.

На этом письмо практически окончено, остается только добавить свою фамилию, имя и должность, а также обозначить приложенные документы (если они есть).

Образец английского бизнес-письма

Теорию всегда надо изучать совместно с практикой, поэтому для закрепления материала приведем пример делового письма на английском языке с переводом текста на русский.

Peter Williams

Sales Manager

MKAN ltd

18 Park St

Birmingham B48 7JN

United Kingdom

Smith &Brothers Company

23 Red St

London WZ2 EA4

United Kingdom

 

12 July, 2018

Dear Sirs,

We would like to thank you for your letter dated the 9th of July. We are very gratified to learn from your letter that you are interested in our new model of Microprocessors.

In answer to your specific questions:

1. This model costs $250.

2. We offer a discount of 15 % on orders of 10 units or more.

3. We will be able to deliver your order within 2 weeks of receiving it.

4. It is possible to make purchases online at our site: http://mkan.com

As requested, we enclose our catalogue and Price List, where you can find full information about the various models of our Microprocessors. We are certain that а trial order will give you full satisfaction and we shall be very glad to hear from you.

Thank you for responding to our offer. If you would like further information, do not hesitate to contact me on: 738-3493-2942.

Yours faithfully,

 

Peter Williams

 

Sales Manager

 

MKAN ltd

 

Enc. 1 Price List, 1 Catalogue.

От кого:

Питер Уильямс

Менеджер по продажам

18 Парковая ул.

Бирмингем, индекс B48 7JN

Соъединенное королевство

Кому:

Компания «Смит и Братья»

23 Красная ул.

Лондон WZ2 EA4

Соъединенное королевство

 

12 июля 2018

Уважаемые господа!

В первую очередь мы бы хотели выразить благодарность за ваше послание, датированное 9 июля. Мы были очень рады узнать из вашего письма, что вас интересует новая модель наших микропроцессоров.

По существу поставленных вами вопросов можем ответить следующее:

  1. Стоимость данной модели составляет 250 $.
  2. Мы можем предложить скидку в 15% за заказ партии товара, насчитывающей от 10 и более единиц.
  3. Доставка товара осуществляется в течение 2 недель с момента оформления заказа.
  4. Покупки можно совершать и оплачивать с помощью официального сайта компании: http://mkan.com

Согласно высказанной вами просьбе, мы прилагаем к данному письму наш каталог и прайс-лист, где вы сможете найти полную информацию о различных моделях микропроцессоров, разработанных нашей фирмой. Мы уверенны, что пробный заказ удовлетворит вашим требованиям, и нам будет приятно вновь получить от вас известие.

Спасибо за проявленный интерес к нашему предложению. Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне за разъяснениями по номеру: 738-3493-2942.

С искренним уважением,

Питер Уильямс

Менеджер по продажам

Производственно-торговое объединение MKAN

Прил. 1 Прайс-лист, 1 Каталог.

Теперь вам известно, как составляются и выглядят официальные деловые письма на английском языке. Успешной практики в сочинении писем и до новых встреч!

ПОХОЖИЕ И РЕКОМЕНДОВАННЫЕ СТАТЬИ
ДРУГИЕ СТАТЬИ ПО ТЕМЕ