Как начать письмо на английском: учимся вести деловую и личную корреспонденцию

Даже для людей, уверенно знающих английский язык, затруднительно в первый раз писать формальные почтовые письма или email. Что уж говорить о начинающих, обладающих крайне узким словарным запасом. Сегодняшний материал поможет грамотно составить текст всем, кто желает завести с иностранцами деловую или менее формальную переписку. Мы разберем все тонкости о том, как начать письмо на английском: изучим стандартные клише, рассмотрим разницу в социальных статусах и обращениях, а также учтем все необходимые нормы пунктуации.

Формат записи адреса

По правилам, структура письма на английском языке начинается с указания адресов получателя/отправителя и даты. Поэтому для начала разберем именно эти пункты.

Отправитель

Помимо конверта, адрес отправителя может располагаться в правом верхнем углу письма. Для передачи русских обозначений не пользуются переводом слов, так как писать адрес на английском следует транслитерацией. То есть, русские слова записывают латинскими буквами. Исключение делают только для названия страны и известных городов.

Smirnova Rimma

ul. Komsomolskaya, d. 8, kv.37

g. Ekaterinburg

Russian Federation

620118

Bulygin Dmitry

ul.Lenina, d.15, kv.12

g. Vsevolzhsk

Leningradskaya obl.

Russian Federation

188640

Дата

После данных отправителя располагается дата. Ее формат может быть разным, но в последнее время наблюдается тенденция не использовать записи с порядковыми числительными. Чаще всего встречается вариант с цифровым обозначением дня и года, и указанием месяца в полном или сокращенном виде.

20 October, 2017 October 20, 2017 20 Oct. 2017

Также допускается полностью числовое обозначение даты в письме. Но, при этом важно помнить, что в Америке в таких записях первым идет указание на месяц.

  • 07.10.2017 – 7 октября 2017 (английское восприятие)
  • 07.10.2017 – 10 июля 2017 (американское восприятие)

Чтобы не возникало расхождений, рекомендуется пользоваться обозначениями с полным или сокращенным написанием названия месяца, которые приведены выше.

Получатель

Адрес получателя письма пишут по левой стороне, непосредственно перед началом основного текста.

Если мы пишем письмо из России в Англию, то построение адресной записи происходит по следующему принципу:

  • Имя и фамилия, или название учреждения;
  • № дома, название улицы, № квартиры или офиса;
  • Город и почтовый индекс;
  • Указание страны.

Рассмотрим примеры того, как выглядит адрес в английском для личной переписки или деловой корреспонденции с учреждением.

Jack Addington

7 Abby road, apt. 3

London SW19 2LZ

England

The British Museum,

Great Russell Street,

London WC1B 3DG,

United Kingdom

В деловом письме конкретному человеку перед личными данными ставится соответствующее обращение: Mr, Ms и т.п.

Как начать письмо на английском – приветственные клише

Само содержание письма начинается непосредственно с обращения к собеседнику. И здесь возникает дилемма: как тактично и вежливо назвать адресата? Все зависит от конкретной ситуации и степени знакомства с собеседником. Рассмотрим типичные случаи и характерные для них слова связки в английском языке.

Вежливые обращения
Персональные обращения Многочисленная аудитория
1. Если мы имеем представление о собеседнике, то можем обратиться к нему, используя обозначения статуса по-английски в комбинации с указанием фамилии.

Dear Mr*. Brown, …

Уважаемый мистер Браун, …

Dear Ms. Peterson**, …

Уважаемая госпожа Петерсон, …

Такой формат приемлем для делового письма на английском.

Для приветствия нескольких лиц используется вежливая форма с существительными во множественном числе:

Dear partners, …

Уважаемые партнеры, …

Dear heads of departments, …

Уважаемые начальники отделов, …

Dear colleagues, …

Уважаемые коллеги, …

2. Если личные данные адресата нам не известны, то можно употребить нейтральные:

Dear Sir, …

Уважаемый сэр, …

Dear Madam, …

Уважаемая мадам, …

Подобные конструкции используют при обращении к фирмам и компаниям:

Dear Imperial Tobacco Group plc, …

Уважаемая группа компаний Imperial Tobacco, …

При обращении к широкой публике, начало письма может выглядеть следующим образом:

Dear Sirs and Madams, …

Уважаемые дамы и господа, …

Ladies and Gentlemen, …

Леди и джентльмены,…

3. Если неизвестен пол лица, то следует воспользоваться составной комбинацией:

Dear Sir or Madam, …

Уважаемый господин или госпожа…

Если известны персональные данные, но не ясен пол адресата, рекомендуется воспользоваться вежливой формой, опустив сокращенное обращение:

Dear K.L. Gridd, …

Уважаемый(ая) К.Л. Гридд, …

Если ваше деловое письмо на английском предназначено для массовой рассылки, то вы начнете текст с фразы:

To whom it may concern***:

Всем, кого это касается:

Канцелярский вариант перевода:

По месту требования:

На русском звучит не очень, но для делового английского это стандартная и часто встречающаяся фраза.

4. Вышеприведенные формы используются как приветствие в рамках официального общения. Для неформального круга близких друзей и приятелей чаще встречаются стандартные слова связки c именем:

Dear Lucy, …

Дорогая Люси, …

Hello John, …

Здравствуй, Джон, ….

Hi Pamela, …

Привет, Памела, …

Если письмо предназначено для двух лиц, то следует вежливо обратиться к ним обоим:

Dear Mr. Trust and Ms. Roberson, …

Дорогие господин Траст и госпожа Роберсон…

Если допустимо неформальное общение, то выражения могут быть более простыми:

Dear Nick and Jessica, …

Дорогие Ник и Джессика, …

Hello Bob and Mary, …

Привет Боб и Мэри, …

*Важно отметить, что обращения всегда пишутся в сокращенной форме, недопустимо применение конструкций Mister, Mistress + фамилия и т.п.

**Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss, подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя. Однако, чаще используется нейтральное Ms.

***Обратите внимание на пунктуационные знаки. Во всех обращениях это запятые, но в данной конструкции всегда используется двоеточие. Причем предложение не продолжается, а с новой строки автор начинает основной текст письма.

To whom it may concern:

This is a letter of recommendation for Daniel Smith.

По месту требования:

Это рекомендательное письмо для Даниэля Смита.

Итак, мы узнали множество способов, как начать письмо на английском для деловой переписки или личной. Рассмотрим комбинации, которые позволяют по-английски кратко выразить суть и вежливо завершить послание.

Причины письма и вежливое прощание

Про личные письма рассказывать не будем, так как в них могут рассказываться самые разные обстоятельства. А вот деловое письмо на английском языке имеет стандартные высказывания, которые можно использовать для разных ситуаций.

Люди деловой сферы ценят свое время, поэтому сразу после обращения необходимо раскрыть суть вашего письма. В зависимости от контекста, для выражения цели послания можно воспользоваться одной из приведенных ниже фраз.

Пример Перевод
We apologize for… Мы приносим свои извинения за…
This letter is to confirm… Это письмо – подтверждение того, что…
We are writing to you to offer… Мы пишем вам, чтобы предложить…
This is to request you to grant… Это просьба/запрос предоставить…
We’re writing to enquire about…. Мы пишем с целью узнать о…
We would like to inform you that… Мы хотели бы уведомить вас о том, что…
We’re writing in reference to…. Мы пишем в отношении…
We’re writing in connection with…. Мы пишем в связи с тем, что…

После того, как вы выразили свое вежливое сообщение, необходимо также на достойной ноте завершить послание. Приведем несколько примеров, как пишется концовка письма по-английски.

Пример Перевод
Thanking in advance. Заранее благодарим.
If you have any questions, do not hesitate to contact us. Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
If you have any questions, please send them directly to me. Если у вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь с ними прямо ко мне.
Please contact us again if we can help in any way. Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь.
Thank you and we are looking forward to hearing from you. Спасибо вам, ожидаем вашего ответа.

И, конечно же, по правилам хорошего тона следует обязательно подписать свое послание. Заключительная подпись в английском письме может выглядеть следующим образом:

  • Yours sincerelyС искренним уважением (к знакомому собеседнику);
  • Yours faithfullyС уважением (к незнакомому адресату);
  • Best wishesС наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);
  • Kind regardsС добрыми пожеланиями (менее формальный оттенок);
  • Warmest regardsС наитеплейшими пожеланиями (неформальное общение).

На основе приведенных примеров, можно легко составить образец полного письма и достойно провести официальную переписку с бизнес партнерами или должностными лицами в учреждениях. Успехов в совершенствовании языка и налаживании деловых связей!

Видео

Другие статьи по теме

ПОХОЖИЕ И РЕКОМЕНДОВАННЫЕ СТАТЬИ